Para realizar esta reunión tendremos que tener en cuenta diferentes aspectos. Pero lo más importante es tener claro qué es una reunión y qué tipo necesitaremos utilizar para nuestro caso concreto.
Una reunión es un instrumento que les da a los miembros de un grupo, en nuestro caso de la comunidad educativa, la oportunidad de expresar sus ideas y opiniones y, de esta forma hacer las aportaciones propias a una tarea común.
El tipo de reunión que deberemos utilizar en nuestro caso será informativa, ya que lo que pretendemos con ella es proporcionar información a las familias sobre la importancia que tiene que los familiares participen en las actividades y en la educación de sus hijos/as para mejorar su aprendizaje.
Deberemos asegurarnos de que los padres y madres entienden bien la información que les estamos dando y para ello deberemos cuidar algunos pasos para poder llevar a cabo con éxito esta reunión. Los pasos son los siguientes:
La preparación de la reunión: en este punto deberemos definir los objetivos que pretendemos para la reunión como pueden ser defender el efecto negativo del absentismo escolar o describir cómo participar más activamente en la educación de sus hijos/as. A continuación y una vez clarificados todos los objetivos pasaremos a seleccionar la información concreta que queremos darles, como puede ser algún folleto o un power- point preparado por nosotras mismas.
Seguiremos elaborando un panfleto y una circular, el panfleto lo colocaremos en la entrada y en la puerta principal del centro para que sea visible para todos y la circular se entregará a los niños/as para que se la den a los padres. Además, si creemos que con este método habrá familias que no lo lean o entiendan nos dirigiremos a ellos vía telefónica. Otra opción viable, sería mandar una carta a todas las familias y de esta forma nos aseguraremos de que todos los asistentes son convocados a la reunión.
Por otro lado, prepararemos todos los medios que necesitaremos, tanto de soporte, como puede ser un cañón de proyección como el del acondicionamiento del lugar, con el número de sillas necesario, organizadas y que permitan la visibilidad y comodidad a todos los asistentes. Así mismo, realizaremos un guión para que puedan ir siguiendo todos los puntos que se van a tratar ese día.
El desarrollo de la reunión: en primer lugar, esperaremos a los padres/madres en las puertas del salón para saludarlos adecuadamente e indicarles donde se pueden sentar. Esperaremos hasta 10 minutos pasada la hora prevista de comienzo para abrir la reunión. Cuando le demos comienzo, primeramente, saludaremos y daremos las gracias por su asistencia. Continuaremos introduciendo el tema del día y después informaremos sobre la duración que pretendemos que tenga, por ejemplo: “La reunión durará unos 40 minutos aproximadamente y dedicaremos unos 30 minutos para que ustedes hagan preguntas o nos planteen sus inquietudes”.
Para poder llegar a nuestro objetivo, estimularemos la participación, preguntando si entienden a lo que nos estamos refiriendo o aclarando en qué punto del guión nos encontramos en cada momento.
Finalmente, de las propuestas que hagan los padres/madres o a partir de sus preguntas, intentaremos extraer objetivos nuevos o proponer nuevas intervenciones para mejorar el objetivo principal de nuestra reunión.
La conclusión de la reunión: para finalizar y cerrar la reunión repetiremos el objetivo principal que pretendíamos cumplir y las conclusiones a las que hemos llegado al final de la reunión.
En suma, haremos un breve resumen de lo acontecido y explicado en este tiempo y nos despediremos de los asistentes dándoles las gracias por su asistencia.
En los siguientes links: aquí y aquí, podemos ver los pasos a seguir para organizar una reunión de forma adecuada.
Finalmente, deberemos tener en cuenta durante la exposición, algunas actuaciones que deberemos evitar, como pueden ser las siguientes:
- En caso de no conocer una respuesta no inventarla o improvisar.
- No hablaremos en primera persona sino como representantes del centro escolar.
- No deberemos mostrar nerviosismo.
- Nos ajustaremos al tiempo previsto.
- No deberemos gesticular en exceso (en este vídeo podemos encontrar un ejemplo de la actuación que debemos tener).
- Que los asistentes acaparen turnos de palabra o interrumpan a quien esté preguntando en ese momento.
- Contestar una llamada telefónica (en este vídeo cómico podemos ver un ejemplo).
